Hola, a los fines de mantener una comunicación un poco más fluida he decidido crear un correo a los fines de que nos sirva de medio de enlace.
Escriban a la siguiente direcciòn :
ppto3da2008@hotmail.com
a vuelta de correo les enviarè la clave.
saludos
sábado, 14 de junio de 2008
miércoles, 4 de junio de 2008
CLASE NUMERO 2. CONCEPTOS PRELIMINARES DE PRESUPUESTO
CONCEPTO DE PRESUPUESTO
Un presupuesto es la previsión de gastos e ingresos para un determinado lapso, por lo general un año. Permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).
En el ámbito del comercio es también un documento o informe que detalla el costo que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él y no puede cobrarlo si el cliente acepta el servicio. El presupuesto se puede cobrar o no en caso de no ser aceptado.
Usos del presupuesto
El presupuesto es un instrumento importante, utilizado como medio administrativo de determinación adecuada de capital, costos e ingresos necesarios en una organización. Así como la debida utilización de los recursos disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos. Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y mala utilización de recursos. De igual manera permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparación de los hechos y cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas para poder tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuación organizacional.
Un presupuesto para cualquier persona, empresa o gobierno, es un plan de acción de gasto para un período futuro, generalmente de un año, a partir de los ingresos disponibles. Un año calendario para un gobierno se le denomina "año fiscal".
El proceso presupuestario en las organizaciones
El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa.
Clasificación de los presupuestos
Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. A continuación se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes:
Según la flexibilidad
Rígidos, estáticos, fijos o asignados.
Flexibles o variables.
Según el periodo que cubran
La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis.
Así pues, pueden haber presupuestos:
A corto plazo:
A largo plazo: en lo posible
Según el sector que cubran
- Público
- Privado
FUENTE:
http://es.wikipedia.org/wiki/Presupuesto
Un presupuesto es la previsión de gastos e ingresos para un determinado lapso, por lo general un año. Permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).
En el ámbito del comercio es también un documento o informe que detalla el costo que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él y no puede cobrarlo si el cliente acepta el servicio. El presupuesto se puede cobrar o no en caso de no ser aceptado.
Usos del presupuesto
El presupuesto es un instrumento importante, utilizado como medio administrativo de determinación adecuada de capital, costos e ingresos necesarios en una organización. Así como la debida utilización de los recursos disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos. Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y mala utilización de recursos. De igual manera permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparación de los hechos y cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas para poder tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuación organizacional.
Un presupuesto para cualquier persona, empresa o gobierno, es un plan de acción de gasto para un período futuro, generalmente de un año, a partir de los ingresos disponibles. Un año calendario para un gobierno se le denomina "año fiscal".
El proceso presupuestario en las organizaciones
El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa.
Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación de los presupuestos
Elaboración de planes, programas y presupuestos
Negociación de los presupuestos:
Coordinación de los presupuestos:
Aprobación de los presupuestos:
Seguimiento y actualización de los presupuestos
Clasificación de los presupuestos
Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. A continuación se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes:
Según la flexibilidad
Rígidos, estáticos, fijos o asignados.
Flexibles o variables.
Según el periodo que cubran
La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis.
Así pues, pueden haber presupuestos:
A corto plazo:
A largo plazo: en lo posible
Según el sector que cubran
- Público
- Privado
FUENTE:
http://es.wikipedia.org/wiki/Presupuesto
CLASE NO 1. LA PLANIFICACION.
INTRODUCCIÓN
La Planificación Estratégica es un proceso dinámico que desarrolla la capacidad de las organizaciones para fijarse un objetivo en forma conjunta y observar, analizar y anticiparse a los desafíos y oportunidades que se presentan, tanto con relación a la realidad interna como a las condiciones externas de la organización, para lograr dicho objetivo.
Consideramos importante hacer la diferenciación entre el concepto de la planificación estratégica como proceso, de la planificación estratégica como instrumento, ya que muchas veces se confunden.
La Planificación Estratégica como instrumento, constituye un marco conceptual o referente, que orienta a la gestión institucional de la organización con el objeto de llegar a realizar la Visión y Misión, la cual se plasma en un Plan Estratégico. Así, se convierte en una especie de “carta de navegación”, una vez desarrollado todo el proceso de reflexión, análisis y discusión, que es donde se hace explícita la Misión, Visión, los objetivos, estrategias, actividades, recursos, indicadores y metas y que se traduce finalmente en los Planes y Proyectos.
La Planificación Estratégica como proceso establece los objetivos de la organización y define los procedimientos adecuados para alcanzarlos, constituye la orientación o guía para que la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; para que los miembros de la organización desempeñen determinadas actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos. La Planificación Estratégica significa que se estudian anticipadamente los objetivos y las acciones, sustentando las actividades no en impulsos sino en algún método, plan o lógica.
La planificación como proceso comprende diversas fases: definir la misión y visión de la organización, establecer objetivos y metas, desarrollar supuestos acerca del entorno en que se desarrolla la organización, tomar decisiones respecto a las acciones a seguir, emprender las acciones elegidas, y finalmente evaluar la retroalimentación del desempeño para volver a planificar.
Es decir, la Planificación Estratégica como proceso constituye un esfuerzo organizacional sistemático, bien definido y disciplinado, que apunta a la total especificación de los objetivos y estrategias de una organización, así como la asignación de responsabilidades para su ejecución, con el involucramiento de los miembros de la organización. El proceso de planificación estratégica supone además, el análisis de las ventajas competitivas y debilidades de la institución, así como de su entorno, la formulación y puesta en marcha de estrategias que le permita alcanzar su propósito planteado en el largo plazo.
Entendemos la Planificación Estratégica como un proceso participativo, que requiere respetar determinadas fases, así como una metodología propia; sin embargo ello no implica que existan recetas o métodos infalibles.
Según la definición de Peter Drucker, la Planificación Estratégica:
“Es el proceso continuo que consiste en adoptar decisiones (asunción de riesgos) empresariales sistemáticamente y con el mayor conocimiento posible de su carácter futuro; en organizar sistemáticamente los esfuerzos necesarios para ejecutar éstas decisiones, y en medir los resultados de éstas decisiones comparándolos con las expectativas mediante la retroacción
ELEMENTOS DE UNA PLANIFICACION ESTRATEGICA
ANÁLISIS INTERNO
Se refiere al ámbito propio de la organización o institución. El análisis de la realidad interna de la Institución, tiene por finalidad definir fortalezas y debilidades. En términos generales el análisis del ambiente operativo interno comprende el diagnóstico de los recursos, capacidades y aptitudes centrales de la organización.
Internamente, una organización se puede percibir como un conjunto de recursos, capacidades y aptitudes centrales que pueden utilizarse para generar determinados bienes y servicios. No todas las organizaciones tienen las mismas fortalezas y debilidades, al menos en la misma combinación, cada organización posee por lo menos algunos recursos y capacidades que las otras no tienen, al menos no en la misma combinación. Los recursos son la fuente de las capacidades, algunas de las cuales llevan al desarrollo de las aptitudes centrales de una organización. Cuando unos recursos se integran a otros de un modo único y particular surgen capacidades y aptitudes centrales.
El análisis de los factores internos incluye los recursos financieros, los productos y/o servicios, las capacidades internas y las fortalezas estratégicas y limitaciones.
Para llevar a cabo un análisis interno de la organización es necesario estudiar:
a) los factores internos de producción es decir la capacidad de producción, los costos de producción, calidad de los bienes o servicios e innovación tecnológica;
b) la organización con las estructuras, el proceso de dirección y control y la cultura organizacional;
c) los Recursos Humanos: estudiando la selección, capacitación, motivación, remuneración y rotación;
d) las Finanzas de los recursos económicos disponibles, nivel de endeudamiento, rentabilidad, liquidez y presupuesto;
e) Investigación y Desarrollo es decir las innovaciones, patentes y los nuevos productos.
ANÁLISIS EXTERNO
Es el proceso de estudiar las áreas del entorno, ya sean próximas o lejanas, que pueden tener influencia en la organización. El análisis del entorno o ambiente externo en el cual se desenvuelve la Institución, es importante a fin de identificar las oportunidades y amenazas presentes o futuras.
El entorno puede ser subdividido en entorno general, referido a las tendencias globales de la sociedad; y el entorno específico, referido a las circunstancias particulares del sector, ámbito o segmento relevante para la organización. Se refiere al entorno de la organización o institución, considerando diferentes ámbitos: social, económico, político, tecnológico y ecológico, entre otros.
Se trata de identificar y analizar las amenazas y oportunidades del entorno que podrían quedar agrupadas en los factores externos del entorno es decir los políticos, económicos, culturales, sociales, tecnológicos, etc y como ellos influyen y afectan directamente en el entorno interno.
Un adecuado análisis externo consiste en saber cuál es el entorno en el que la organización debe tomar posición estratégica, la eficacia de su desempeño en relación con otras organizaciones semejantes, las circunstancias externas y las opciones que tenemos.
En resumen, el análisis externo estudia los factores que están fuera del control de la organización, tanto en el aspecto del entorno actual como del entorno futuro, a fin de descubrir qué factores pueden contribuir a que la organización mejore y qué factores pueden tener un efecto negativo en la organización, ya sea de manera directa o indirecta.
OBJETIVOS:
Por definición, los objetivos responden al ¿QUÉ? de la organización, es decir ¿qué haremos? o ¿qué queremos lograr?. Un objetivo es el enunciado de un estado deseado hacia el cual un proyecto, programa o plan está dirigido y significa la solución al problema identificado. Por lo tanto, se debe formular en términos de cambio en la situación de una población. El objetivo determina la orientación que se le debe dar a las actividades, componentes y productos de un Plan o proyecto.
Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:
¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para que la organización tenga un accionar coherente con su Misión?
Los objetivos expresan la voluntad de actuar en un determinado sentido, expresan lo que se va a hacer para alcanzar la Misión y Visión. De acuerdo a la Misión y Visión, se establecen los objetivos de la organización, es decir las formas que adoptarán las instituciones para alcanzar su gran ambición. Usualmente se definen objetivos de corto, mediano y largo plazo, dependiendo del giro de trabajo de la institución. Para poder definir con acierto los objetivos de la institución se deben analizar los factores internos y externos, tanto los que se deben enfrentar (negativos) como con los que se pueden aprovechar (positivos), como veremos más adelante.
Los objetivos se expresan en términos cualitativos, pero deben ser susceptibles de medición a través de indicadores objetivamente verificables; además deben ser claros, realistas desafiantes, mensurables y congruentes entre sí.
CRITERIOS PARA LA FORMULACIÓN DE OBJETIVOS
Un objetivo bien formulado debe:
1. Comenzar con un verbo de acción afirmativa (Desarrollar un programa ... , Reducir costos ... , Mejorar capacidades ... );
2. Especificar un solo resultado clave a lograrse;
3. Especificar la fecha objetivo o el plazo a completarse; y,
4. Aportar realmente a la consecución de la meta pertinente.
5. Además, deben reunir las siguientes características:
q Que sean precisos y claros
q Que expresen resultados
q Que sean posibles de ser medidos
q Que señalen el tiempo
q Que sea pertinente al Sector
q Que sean factibles o realizables
Un Objetivo General es un enunciado que orienta de manera global el diseño del plan, éste debe formularse en términos de cambios esperados en la situación general de la población; mientras que un Objetivo Específico, es un enunciado que desagrega un objetivo general.
Por ejemplo, el Objetivo General del Programa de Educación Primaria, del Plan Estratégico Institucional del Ministerio de Educación es:
OBJETIVO GENERAL: Contribuir a mejorar los niveles de logro de aprendizaje de las niñas y los niños de educación primaria.
ESTRATEGIAS:
Por definición, las estrategias explicitan el cómo, es decir la manera o el camino trazado para el logro de los objetivos. En consideración hacia éstos, es que se elaboran o diseñan las estrategias más adecuadas para alcanzarlos, dado que una determinada estrategia puede ser común para diversos objetivos. Es interesante señalar que la Planificación Estratégica requiere constante retroalimentación acerca de cómo están funcionando las estrategias.
Las estrategias establecen cursos de acción determinados, caminos definidos para obtener los resultados esperados, llamados por lo general objetivos estratégicos; por tanto, las estrategias constituyen los medios o caminos por los cuales una organización pretende lograr sus objetivos.
Una de las primeras definiciones modernas es la de Alfred Chandler en su obra “Estructura y Estrategia” (1962), quien señala que la estrategia es:
“el elemento que determina las metas básicas de la empresa, a largo plazo, así como la adopción de cursos de acción y asignación de recursos para alcanzar las metas”.
Posteriormente, Henry Mintzberg (1997), define la estrategia como:
“el patrón o plan que integra las principales metas y políticas de una organización, y a la vez , establece la secuencia coherente de acciones a realizar”.
Una estrategia se define como una lógica de intervención que determina el cómo alcanzar los objetivos, que señala cómo alcanzar los resultados deseados, identifica las variables más relevantes y evalúa las diferentes alternativas de acción que nos permitan la consecución de los objetivos planteados.
Cuando una estrategia se encuentra adecuadamente formulada ayuda a poner orden y asignar, con base tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una organización, con el fin de lograr una situación viable y original, así como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones imprevistas de los oponentes inteligentes.
Para poder establecer las variables relevantes de acuerdo a los objetivos fijados por las instituciones, estas deben distinguir aquellas que pueden ser controlables o administrables y aquellas que no lo son. Esta distinción a su vez permitirá definir las estrategias que se deberán adoptar para alcanzar los objetivos.
Algunas de las dimensiones relacionadas a las estrategias son las que se señalan a continuación:
· Establecimiento de un patrón de decisiones coherente, unificador e integrador
· Buscar una ventaja sostenible a largo plazo en las áreas clave del servicio
· Seleccionar los programas, proyectos y actividades que la organización desarrollará
Por ejemplo, en el Plan Estratégico Sectorial Multianual del Sector Educación, se plantean dos estrategias principales respecto al siguiente objetivo específico:
Objetivo Específico: Promover la participación de los diversos actores en la gestión institucional y pedagógica en el sistema
Estrategia 1: Consolidar la participación activa y organizada de los actores sociales, en especial de los padres de familia.
Estrategia 2: Fortalecer la gestión educativa en el marco de la descentralización
En términos más sencillos, podemos hacer una comparación y pensar que una estrategia es como la “ruta de un mapa”, que sólo funciona bien si se cumple con tres condiciones: todos sabemos dónde estamos hoy; todos sabemos dónde queremos estar mañana, y especialmente, que todos utilicemos el mismo mapa.
ACTIVIDADES:
Las actividades representan la producción de bienes y servicios que se realizan de acuerdo con las funciones y que constituyen los medios a utilizar para alcanzar los objetivos planteados. Las actividades son de tipo permanente y de acción continua en el tiempo. Estas actividades responden directamente a los objetivos, que pueden ser medidos cualitativa o cuantitativamente, a través de los indicadores.
Es decir, las actividades constituyen el conjunto de acciones necesarias, programadas y ejecutadas, que buscan obtener, a partir de un conjunto de insumos o recursos, los componentes y el producto final en un período determinado.
De acuerdo al Manual de Seguimiento y Evaluación de Resultados del PNUD (2002), se define las actividades como:
“Las acciones en el marco de la programación, que son necesarias y suficientes y a través de las cuales se movilizan las contribuciones (recursos financieros, humanos, técnicos y materiales) para obtener productos específicos o contribuir a lograr un efecto dado. Las actividades también se pueden denominar “intervenciones para el desarrollo”.
Las actividades responden a la pregunta: ¿Qué debemos hacer para lograr los resultados?. En el Sector Público, las actividades además constituyen una categoría presupuestaria básica en la que se centra la gestión y representan una unidad fundamental de asignación de recursos para el logro de los objetivos específicos.
Algunos ejemplos de actividades, tomados del Plan Estratégico Institucional Reformulado PEI – MED
Actividad 1.00188: Desarrollo de la Educación para niños de 0 a 3 años.
Actividad 1.00191: Desarrollo de la Educación Primaria de Adultos.
Actividad 1.00195: Desarrollo de la Educación Secundaria de Menores.
INDICADORES
En términos sencillos, un indicador constituye una señal para saber si se van logrando los resultados que se ha propuesto, es como un índice que refleja una situación determinada; también se puede definir como una variable que sirve para medir los cambios realizados en la situación.
Por definición, un indicador constituye un factor o una variable – ya sea cualitativa o cuantitativa-- que provee una manera simple y confiable para medir logros, que brinda información relevante y refleja los cambios conectados a una intervención, o a brindar asesoría al desempeño de un desarrollo.
De acuerdo al Glosario de términos de la OECD, un indicador es:
“variable o factor cuantitativo o cualitativo que proporciona un medio sencillo y fiable para medir logros, reflejar los cambios vinculados con una intervención o ayudar a evaluar los resultados de un organismo de desarrollo”
Generalmente los indicadores están asociados a los objetivos estratégicos y se acompañan de metas cuantificables. Para alcanzar una alta efectividad de las estrategias se requiere un seguimiento o monitoreo de las acciones que permita visualizar cómo se está avanzando en el alcance de las metas parciales; para ello se requiere un sistema de medición estratégica que contenga un conjunto de indicadores relacionados a los objetivos, así como las metas periódicas para cada uno.
Algunas características importantes de los indicadores son:
ü Describe aquello que se medirá, y no el cuánto, que corresponde a las metas o el cómo, que corresponde a las estrategias.
ü Permite medir los resultados, los procesos o los insumos que está alcanzando en los objetivos planteados, por ello proporciona la base para el monitoreo y evaluación.
ü Permite fijar metas cuantificables para evaluar el grado de avance del cumplimiento del objetivo
ü Ayuda a especificar de manera más precisa los objetivos; dado que si no se puede definir o construir un indicador es posible que el objetivo esté mal formulado.
METAS
Las metas son resultados concretos que la institución se propone lograr y que le permiten alcanzar sus objetivos. Las metas emergen de las actividades, al término de las mismas y deben ser específicas, coherentes, medibles y cuantificables.
De acuerdo al Glosario de la OECD, una meta constituye:
“el objetivo global hacia el cual se prevé que contribuya una intervención para el desarrollo”
Las metas son básicas para la ejecución acertada de estrategias debido a que forman la base para la asignación de recursos, constituyen un instrumento para controlar el avance hacia el logro de los objetivos y recogen las prioridades de la organización.
Las metas deben estar adecuadamente formuladas, de manera que sean coherentes con los objetivos señalados y que sirvan de respaldo a la ejecución de las estrategias. Las metas deben ser claras y conocidas dentro de la organización; además deben contar con información sobre cantidad, costos, tiempo y ser verificables.
RECURSOS
Se refiere tanto a los recursos humanos, como materiales para el logro de los objetivos.
La asignación de recursos forma parte del proceso final de la fase cuantitativa, este proceso debe realizarse de acuerdo con las prioridades fijadas en las metas aprobadas; ya que son éstas las que imponen la forma en que se asignarán los recursos.
Todas las organizaciones disponen, por lo menos, de cuatro tipo de recursos que son utilizados para lograr las metas deseadas, que son:
q Recursos financieros,
q Recursos físicos,
q Recursos humanos y
q Recursos tecnológicos.
Por lo general, la demanda de recursos suele ser más grande que la totalidad de los recursos disponibles; por lo tanto, es necesario utilizar un enfoque sistemático para la asignación de recursos; este enfoque incluye ciertas etapas tales como:
q Efectuar un inventario de todos los recursos que están a disposición de la Organización.
q Desarrollar un inventario de recursos de cada Unidad u Oficina.
q Realizar solicitudes de recursos.
q Asignar en forma apropiada los recursos para cada Oficina.
q Preparar los presupuestos operativos anuales de la institución.
FUENTE: EL TEMA EXPUESTO ES UNA RECOPILACION DE UNA PONENCIA EFECTUADA EN EL PERU.
PARA MAYORES DETALLES CONSULTAR LA FUENTE ORIGINAL.
http://www.eclac.org/ilpes/noticias/paginas/2/27472/EYZAGUIRRE.doc
La Planificación Estratégica es un proceso dinámico que desarrolla la capacidad de las organizaciones para fijarse un objetivo en forma conjunta y observar, analizar y anticiparse a los desafíos y oportunidades que se presentan, tanto con relación a la realidad interna como a las condiciones externas de la organización, para lograr dicho objetivo.
Consideramos importante hacer la diferenciación entre el concepto de la planificación estratégica como proceso, de la planificación estratégica como instrumento, ya que muchas veces se confunden.
La Planificación Estratégica como instrumento, constituye un marco conceptual o referente, que orienta a la gestión institucional de la organización con el objeto de llegar a realizar la Visión y Misión, la cual se plasma en un Plan Estratégico. Así, se convierte en una especie de “carta de navegación”, una vez desarrollado todo el proceso de reflexión, análisis y discusión, que es donde se hace explícita la Misión, Visión, los objetivos, estrategias, actividades, recursos, indicadores y metas y que se traduce finalmente en los Planes y Proyectos.
La Planificación Estratégica como proceso establece los objetivos de la organización y define los procedimientos adecuados para alcanzarlos, constituye la orientación o guía para que la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; para que los miembros de la organización desempeñen determinadas actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos. La Planificación Estratégica significa que se estudian anticipadamente los objetivos y las acciones, sustentando las actividades no en impulsos sino en algún método, plan o lógica.
La planificación como proceso comprende diversas fases: definir la misión y visión de la organización, establecer objetivos y metas, desarrollar supuestos acerca del entorno en que se desarrolla la organización, tomar decisiones respecto a las acciones a seguir, emprender las acciones elegidas, y finalmente evaluar la retroalimentación del desempeño para volver a planificar.
Es decir, la Planificación Estratégica como proceso constituye un esfuerzo organizacional sistemático, bien definido y disciplinado, que apunta a la total especificación de los objetivos y estrategias de una organización, así como la asignación de responsabilidades para su ejecución, con el involucramiento de los miembros de la organización. El proceso de planificación estratégica supone además, el análisis de las ventajas competitivas y debilidades de la institución, así como de su entorno, la formulación y puesta en marcha de estrategias que le permita alcanzar su propósito planteado en el largo plazo.
Entendemos la Planificación Estratégica como un proceso participativo, que requiere respetar determinadas fases, así como una metodología propia; sin embargo ello no implica que existan recetas o métodos infalibles.
Según la definición de Peter Drucker, la Planificación Estratégica:
“Es el proceso continuo que consiste en adoptar decisiones (asunción de riesgos) empresariales sistemáticamente y con el mayor conocimiento posible de su carácter futuro; en organizar sistemáticamente los esfuerzos necesarios para ejecutar éstas decisiones, y en medir los resultados de éstas decisiones comparándolos con las expectativas mediante la retroacción
ELEMENTOS DE UNA PLANIFICACION ESTRATEGICA
ANÁLISIS INTERNO
Se refiere al ámbito propio de la organización o institución. El análisis de la realidad interna de la Institución, tiene por finalidad definir fortalezas y debilidades. En términos generales el análisis del ambiente operativo interno comprende el diagnóstico de los recursos, capacidades y aptitudes centrales de la organización.
Internamente, una organización se puede percibir como un conjunto de recursos, capacidades y aptitudes centrales que pueden utilizarse para generar determinados bienes y servicios. No todas las organizaciones tienen las mismas fortalezas y debilidades, al menos en la misma combinación, cada organización posee por lo menos algunos recursos y capacidades que las otras no tienen, al menos no en la misma combinación. Los recursos son la fuente de las capacidades, algunas de las cuales llevan al desarrollo de las aptitudes centrales de una organización. Cuando unos recursos se integran a otros de un modo único y particular surgen capacidades y aptitudes centrales.
El análisis de los factores internos incluye los recursos financieros, los productos y/o servicios, las capacidades internas y las fortalezas estratégicas y limitaciones.
Para llevar a cabo un análisis interno de la organización es necesario estudiar:
a) los factores internos de producción es decir la capacidad de producción, los costos de producción, calidad de los bienes o servicios e innovación tecnológica;
b) la organización con las estructuras, el proceso de dirección y control y la cultura organizacional;
c) los Recursos Humanos: estudiando la selección, capacitación, motivación, remuneración y rotación;
d) las Finanzas de los recursos económicos disponibles, nivel de endeudamiento, rentabilidad, liquidez y presupuesto;
e) Investigación y Desarrollo es decir las innovaciones, patentes y los nuevos productos.
ANÁLISIS EXTERNO
Es el proceso de estudiar las áreas del entorno, ya sean próximas o lejanas, que pueden tener influencia en la organización. El análisis del entorno o ambiente externo en el cual se desenvuelve la Institución, es importante a fin de identificar las oportunidades y amenazas presentes o futuras.
El entorno puede ser subdividido en entorno general, referido a las tendencias globales de la sociedad; y el entorno específico, referido a las circunstancias particulares del sector, ámbito o segmento relevante para la organización. Se refiere al entorno de la organización o institución, considerando diferentes ámbitos: social, económico, político, tecnológico y ecológico, entre otros.
Se trata de identificar y analizar las amenazas y oportunidades del entorno que podrían quedar agrupadas en los factores externos del entorno es decir los políticos, económicos, culturales, sociales, tecnológicos, etc y como ellos influyen y afectan directamente en el entorno interno.
Un adecuado análisis externo consiste en saber cuál es el entorno en el que la organización debe tomar posición estratégica, la eficacia de su desempeño en relación con otras organizaciones semejantes, las circunstancias externas y las opciones que tenemos.
En resumen, el análisis externo estudia los factores que están fuera del control de la organización, tanto en el aspecto del entorno actual como del entorno futuro, a fin de descubrir qué factores pueden contribuir a que la organización mejore y qué factores pueden tener un efecto negativo en la organización, ya sea de manera directa o indirecta.
OBJETIVOS:
Por definición, los objetivos responden al ¿QUÉ? de la organización, es decir ¿qué haremos? o ¿qué queremos lograr?. Un objetivo es el enunciado de un estado deseado hacia el cual un proyecto, programa o plan está dirigido y significa la solución al problema identificado. Por lo tanto, se debe formular en términos de cambio en la situación de una población. El objetivo determina la orientación que se le debe dar a las actividades, componentes y productos de un Plan o proyecto.
Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:
¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para que la organización tenga un accionar coherente con su Misión?
Los objetivos expresan la voluntad de actuar en un determinado sentido, expresan lo que se va a hacer para alcanzar la Misión y Visión. De acuerdo a la Misión y Visión, se establecen los objetivos de la organización, es decir las formas que adoptarán las instituciones para alcanzar su gran ambición. Usualmente se definen objetivos de corto, mediano y largo plazo, dependiendo del giro de trabajo de la institución. Para poder definir con acierto los objetivos de la institución se deben analizar los factores internos y externos, tanto los que se deben enfrentar (negativos) como con los que se pueden aprovechar (positivos), como veremos más adelante.
Los objetivos se expresan en términos cualitativos, pero deben ser susceptibles de medición a través de indicadores objetivamente verificables; además deben ser claros, realistas desafiantes, mensurables y congruentes entre sí.
CRITERIOS PARA LA FORMULACIÓN DE OBJETIVOS
Un objetivo bien formulado debe:
1. Comenzar con un verbo de acción afirmativa (Desarrollar un programa ... , Reducir costos ... , Mejorar capacidades ... );
2. Especificar un solo resultado clave a lograrse;
3. Especificar la fecha objetivo o el plazo a completarse; y,
4. Aportar realmente a la consecución de la meta pertinente.
5. Además, deben reunir las siguientes características:
q Que sean precisos y claros
q Que expresen resultados
q Que sean posibles de ser medidos
q Que señalen el tiempo
q Que sea pertinente al Sector
q Que sean factibles o realizables
Un Objetivo General es un enunciado que orienta de manera global el diseño del plan, éste debe formularse en términos de cambios esperados en la situación general de la población; mientras que un Objetivo Específico, es un enunciado que desagrega un objetivo general.
Por ejemplo, el Objetivo General del Programa de Educación Primaria, del Plan Estratégico Institucional del Ministerio de Educación es:
OBJETIVO GENERAL: Contribuir a mejorar los niveles de logro de aprendizaje de las niñas y los niños de educación primaria.
ESTRATEGIAS:
Por definición, las estrategias explicitan el cómo, es decir la manera o el camino trazado para el logro de los objetivos. En consideración hacia éstos, es que se elaboran o diseñan las estrategias más adecuadas para alcanzarlos, dado que una determinada estrategia puede ser común para diversos objetivos. Es interesante señalar que la Planificación Estratégica requiere constante retroalimentación acerca de cómo están funcionando las estrategias.
Las estrategias establecen cursos de acción determinados, caminos definidos para obtener los resultados esperados, llamados por lo general objetivos estratégicos; por tanto, las estrategias constituyen los medios o caminos por los cuales una organización pretende lograr sus objetivos.
Una de las primeras definiciones modernas es la de Alfred Chandler en su obra “Estructura y Estrategia” (1962), quien señala que la estrategia es:
“el elemento que determina las metas básicas de la empresa, a largo plazo, así como la adopción de cursos de acción y asignación de recursos para alcanzar las metas”.
Posteriormente, Henry Mintzberg (1997), define la estrategia como:
“el patrón o plan que integra las principales metas y políticas de una organización, y a la vez , establece la secuencia coherente de acciones a realizar”.
Una estrategia se define como una lógica de intervención que determina el cómo alcanzar los objetivos, que señala cómo alcanzar los resultados deseados, identifica las variables más relevantes y evalúa las diferentes alternativas de acción que nos permitan la consecución de los objetivos planteados.
Cuando una estrategia se encuentra adecuadamente formulada ayuda a poner orden y asignar, con base tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una organización, con el fin de lograr una situación viable y original, así como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones imprevistas de los oponentes inteligentes.
Para poder establecer las variables relevantes de acuerdo a los objetivos fijados por las instituciones, estas deben distinguir aquellas que pueden ser controlables o administrables y aquellas que no lo son. Esta distinción a su vez permitirá definir las estrategias que se deberán adoptar para alcanzar los objetivos.
Algunas de las dimensiones relacionadas a las estrategias son las que se señalan a continuación:
· Establecimiento de un patrón de decisiones coherente, unificador e integrador
· Buscar una ventaja sostenible a largo plazo en las áreas clave del servicio
· Seleccionar los programas, proyectos y actividades que la organización desarrollará
Por ejemplo, en el Plan Estratégico Sectorial Multianual del Sector Educación, se plantean dos estrategias principales respecto al siguiente objetivo específico:
Objetivo Específico: Promover la participación de los diversos actores en la gestión institucional y pedagógica en el sistema
Estrategia 1: Consolidar la participación activa y organizada de los actores sociales, en especial de los padres de familia.
Estrategia 2: Fortalecer la gestión educativa en el marco de la descentralización
En términos más sencillos, podemos hacer una comparación y pensar que una estrategia es como la “ruta de un mapa”, que sólo funciona bien si se cumple con tres condiciones: todos sabemos dónde estamos hoy; todos sabemos dónde queremos estar mañana, y especialmente, que todos utilicemos el mismo mapa.
ACTIVIDADES:
Las actividades representan la producción de bienes y servicios que se realizan de acuerdo con las funciones y que constituyen los medios a utilizar para alcanzar los objetivos planteados. Las actividades son de tipo permanente y de acción continua en el tiempo. Estas actividades responden directamente a los objetivos, que pueden ser medidos cualitativa o cuantitativamente, a través de los indicadores.
Es decir, las actividades constituyen el conjunto de acciones necesarias, programadas y ejecutadas, que buscan obtener, a partir de un conjunto de insumos o recursos, los componentes y el producto final en un período determinado.
De acuerdo al Manual de Seguimiento y Evaluación de Resultados del PNUD (2002), se define las actividades como:
“Las acciones en el marco de la programación, que son necesarias y suficientes y a través de las cuales se movilizan las contribuciones (recursos financieros, humanos, técnicos y materiales) para obtener productos específicos o contribuir a lograr un efecto dado. Las actividades también se pueden denominar “intervenciones para el desarrollo”.
Las actividades responden a la pregunta: ¿Qué debemos hacer para lograr los resultados?. En el Sector Público, las actividades además constituyen una categoría presupuestaria básica en la que se centra la gestión y representan una unidad fundamental de asignación de recursos para el logro de los objetivos específicos.
Algunos ejemplos de actividades, tomados del Plan Estratégico Institucional Reformulado PEI – MED
Actividad 1.00188: Desarrollo de la Educación para niños de 0 a 3 años.
Actividad 1.00191: Desarrollo de la Educación Primaria de Adultos.
Actividad 1.00195: Desarrollo de la Educación Secundaria de Menores.
INDICADORES
En términos sencillos, un indicador constituye una señal para saber si se van logrando los resultados que se ha propuesto, es como un índice que refleja una situación determinada; también se puede definir como una variable que sirve para medir los cambios realizados en la situación.
Por definición, un indicador constituye un factor o una variable – ya sea cualitativa o cuantitativa-- que provee una manera simple y confiable para medir logros, que brinda información relevante y refleja los cambios conectados a una intervención, o a brindar asesoría al desempeño de un desarrollo.
De acuerdo al Glosario de términos de la OECD, un indicador es:
“variable o factor cuantitativo o cualitativo que proporciona un medio sencillo y fiable para medir logros, reflejar los cambios vinculados con una intervención o ayudar a evaluar los resultados de un organismo de desarrollo”
Generalmente los indicadores están asociados a los objetivos estratégicos y se acompañan de metas cuantificables. Para alcanzar una alta efectividad de las estrategias se requiere un seguimiento o monitoreo de las acciones que permita visualizar cómo se está avanzando en el alcance de las metas parciales; para ello se requiere un sistema de medición estratégica que contenga un conjunto de indicadores relacionados a los objetivos, así como las metas periódicas para cada uno.
Algunas características importantes de los indicadores son:
ü Describe aquello que se medirá, y no el cuánto, que corresponde a las metas o el cómo, que corresponde a las estrategias.
ü Permite medir los resultados, los procesos o los insumos que está alcanzando en los objetivos planteados, por ello proporciona la base para el monitoreo y evaluación.
ü Permite fijar metas cuantificables para evaluar el grado de avance del cumplimiento del objetivo
ü Ayuda a especificar de manera más precisa los objetivos; dado que si no se puede definir o construir un indicador es posible que el objetivo esté mal formulado.
METAS
Las metas son resultados concretos que la institución se propone lograr y que le permiten alcanzar sus objetivos. Las metas emergen de las actividades, al término de las mismas y deben ser específicas, coherentes, medibles y cuantificables.
De acuerdo al Glosario de la OECD, una meta constituye:
“el objetivo global hacia el cual se prevé que contribuya una intervención para el desarrollo”
Las metas son básicas para la ejecución acertada de estrategias debido a que forman la base para la asignación de recursos, constituyen un instrumento para controlar el avance hacia el logro de los objetivos y recogen las prioridades de la organización.
Las metas deben estar adecuadamente formuladas, de manera que sean coherentes con los objetivos señalados y que sirvan de respaldo a la ejecución de las estrategias. Las metas deben ser claras y conocidas dentro de la organización; además deben contar con información sobre cantidad, costos, tiempo y ser verificables.
RECURSOS
Se refiere tanto a los recursos humanos, como materiales para el logro de los objetivos.
La asignación de recursos forma parte del proceso final de la fase cuantitativa, este proceso debe realizarse de acuerdo con las prioridades fijadas en las metas aprobadas; ya que son éstas las que imponen la forma en que se asignarán los recursos.
Todas las organizaciones disponen, por lo menos, de cuatro tipo de recursos que son utilizados para lograr las metas deseadas, que son:
q Recursos financieros,
q Recursos físicos,
q Recursos humanos y
q Recursos tecnológicos.
Por lo general, la demanda de recursos suele ser más grande que la totalidad de los recursos disponibles; por lo tanto, es necesario utilizar un enfoque sistemático para la asignación de recursos; este enfoque incluye ciertas etapas tales como:
q Efectuar un inventario de todos los recursos que están a disposición de la Organización.
q Desarrollar un inventario de recursos de cada Unidad u Oficina.
q Realizar solicitudes de recursos.
q Asignar en forma apropiada los recursos para cada Oficina.
q Preparar los presupuestos operativos anuales de la institución.
FUENTE: EL TEMA EXPUESTO ES UNA RECOPILACION DE UNA PONENCIA EFECTUADA EN EL PERU.
PARA MAYORES DETALLES CONSULTAR LA FUENTE ORIGINAL.
http://www.eclac.org/ilpes/noticias/paginas/2/27472/EYZAGUIRRE.doc
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